Все мы хоть раз кого-то о чем-то просили. Не удивляйтесь. Даже те из нас, кто упорно отрицает, что когда-либо просил о чем-либо.
Помните, как в детстве мы выпрашивали у родителей деньги на мороженое, потом выпрашивали у учителей хорошую оценку, когда немного кончались, а потом выпрашивали лишний выходной…
Однако бытовые и бытовые дела — не единственные «спутники» в прошении.
Деловая жизнь современного человека также тесно связана с челобитными. А сопроводительное письмо уже давно считается мощным инструментом для отправителя в достижении цели.
Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Поэтому от того, как было составлено письмо, зависит конечный результат: будет ли удовлетворена просьба или вы получите вежливый отказ:
Уважаемый директор компании ____!
Нам срочно нужны средства для реализации проекта ____. Хотели бы вы принять участие?
Искренне Ваш, ____.
Как вы думаете, может ли такое письмо встретить положительный отклик? Можно предположить, что даже отказ в этот момент был бы не очень вежливым.
Важно, чтобы вы знали, как составить письмо помощи, чтобы максимально приблизиться к своей цели. В противном случае вы будете проигнорированы, а ваше время будет потрачено впустую.
Давайте рассмотрим 8 простых советов и приемов, которые помогут вам повысить эффективность каждого LOI.
№1. Персональное обращение
Здесь нет ничего необычного. Это техника, известная каждому. Но многие об этом забывают. Обидно! Потому что личное обращение «работает» гораздо лучше, чем безликое.
Кому нравится, когда его называют «генералом»? Это как уличное «привет…» Согласитесь, вы скорее откликнетесь на свое имя, чем на «привет, детка!»
То же самое и с письмом-запросом. Вы спрашиваете конкретного человека, поэтому постарайтесь узнать имя получателя письма.
Конечно, бывают случаи, когда такой подход невозможен. Во всех случаях старайтесь быть максимально личным.
Можно сказать: «Дамы и господа! А лучше: «Уважаемые коллеги, учителя и воспитатели!».
Вы можете сказать: «Дорогие дети!» А лучше: «Дорогие мальчики и девочки!»
Мы думаем, вы поняли основную идею.
№2. Почему ИМЕННО он?
Объясните заявителю, почему вы отправляете петицию. Этот человек должен понимать, что он особенный для вас и что от него зависит успех мероприятия.
- Вы специалист ____.
- Ваша компания является лидером в сегменте ____.
- Только ваш отдел работает без ____.
Постарайтесь расположить к себе адресата — мягко (в пределах разумного) добавляйте комплименты:
- Вы блестяще выполнили ____ в свой день.
- Вы хозяин ____ в нашем городе.
- Ваши проекты оказали ____ неоценимую услугу.
Помните! Комплименты должны быть заслуженными (истинными качествами, поступками, регалиями), а не «натянутыми за уши».
№3. И снова выгоды
Преимущества. Да, нет никакого пути вокруг этого. Все ищут выгоду, не всегда в виде денег.
Приведите основные аргументы и причины, по которым получателю письма-просьбы будет выгодна ваша просьба. «Играть на слабостях людей.
Что это будет? Все зависит от конкретной ситуации.
Диагностика. Вам, как награжденному ____, непременно будет приятно увидеть в родном городе специально оборудованные и огороженные детские площадки…
Амбиции. Профессионалы, с которыми вам придется работать завтра, должны быть в курсе сегодня. Вы можете инвестировать в молодое поколение ____ своими знаниями, опытом и…
Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей стоит сегодня особенно остро. Количество детей, проживающих на улицах нашего города, приближается к ____. Дети нуждаются в участии, помощи, сопереживании. Без нас не могут.
№4. Ваши успехи
Реферер должен понимать, что имеет дело с серьезным человеком, который не первый «в профессии» (мало кто согласится работать с «непроверенным» новичком).
Поэтому, если у вас есть какие-то успехи и достижения, лучше указать их в справочном письме. Так вы благополучно преодолеете барьер недоверия и сомнений.
Не забывайте о «достижениях» в проекте, которые вы адресуете адресату. Такова человеческая природа, что нам очень трудно начинать с нуля. А вот продолжение (или завершение) начатого — другое дело.
- Сейчас сайт ____ готов на 87%. Но без вашей помощи успеть вовремя не получится. Мы предлагаем вам …
- У нас уже есть ____ в нашем распоряжении. Нам просто нужно ____ для достижения нашей цели.
№5. Конкретная просьба
Не ходите вокруг да около. Не загромождайте свой запрос кучей ненужных и непонятных слов. Четко объясните, о чем вы просите.
Как это должно быть выражено?
Во-первых, адресат должен понимать, чего от него ждут, а не пытаться разгадать загадку «Меня просят или дарят». Во-вторых, ваш запрос должен быть выражен в конкретных цифрах и действиях.
Вам нужна конкретная помощь? Затем попросите получателя письма сделать ЛЮБУЮ конкретную вещь.
- Нам нужно $ 3,250 для ____ для завершения проекта.
- Ждем вас на сайте ____. Акция по сбору ____ состоится 17 ноября в 14:30 на странице ____.
- Пожалуйста, уменьшите плату за аренду автомобиля до 10 долларов в день.
№6. Громкие имена
Еще один интересный прием, повышающий эффективность сопроводительного письма. Он заключается в награждении людей (компаний), уже давших согласие на участие в проекте.
Это побуждает получателя принять положительный результат («Ну, если ____ говорит да, чем я хуже?!»).
- Наш ____ уже активно участвует в ____.
- ____ уже зарегистрировался на профессиональный «марафон», о котором мы сообщили ____.
№7. Важные итоги
Дело здесь простое. Не забудьте подвести итоги в конце письма (важные моменты и основные моменты).
- От вашего решения зависит успешное завершение и дальнейшее процветание.____.
- Ожидания возлагаются на вас ____ молодых специалистов.
- Молодые мамы и их дети ждут ____ в нашем городе.
№8. Контакты
«Это понятно!» Вы скажете. Понятно, но не для всех. Контактные данные должны быть указаны полностью.
Однако не нужно «утрировать» и предоставлять всевозможные формы обратного контакта, или наоборот — при отправке электронного письма вы наивно думаете, что обратного адреса достаточно.
Предложите получателю письма с просьбой связаться 2-3 возможности предоставления контактных данных. Этого вполне достаточно.
Ремарка
Это лишь небольшая подборка простых рекомендаций и приемов написания эффективного справочного письма. Но даже следуя всем пунктам, вы не получите положительного ответа, если будете не совсем честны.
